Réglement intérieur

Règlement intérieur
(établi conformément à l'article 12 des statuts)

L'association "Les Estivades du Val de Saône", régie par la loi 1901, est gérée par un bureau composé de bénévoles. L'objet de cette association est de favoriser l'enseignement de la musique principalement grâce à un stage organisé chaque année au mois d'août. Pour participer au stage, les familles doivent obligatoirement adhérer à l'association. Une cotisation est versée pour l'année par chaque famille. Le montant de cette cotisation est fixé par l'Assemblée Générale annuelle sur proposition du bureau.

Code de bonne conduite :

Pour notre association, les valeurs de respect et de tolérance sont essentielles. Le stage est aussi un apprentissage pour "bien vivre ensemble".
Chaque stagiaire, en acceptant de participer, prend l'engagement de se comporter de manière respectueuse vis-à-vis des autres stagiaires, des animateurs, des professeurs et de toute autre personne présente sur les lieux.
Il s'engage à respecter les lieux et les biens des autres stagiaires.
Il s'engage à participer aux tâches communes.

Equilibre financier :

L'association "Les Estivades du Val de Saône" doit équilibrer ses comptes : elle ne peut pas avoir de découvert à la banque. C'est la responsabilité du bureau de veiller à ce que les recettes couvrent les charges. Le bureau est habilité à prendre toute décision qu'il juge utile pour parvenir à l'équilibre financier.
Il est rappelé que la plus grosse partie des dépenses engagées pour organiser le stage sont fixes c'est-à-dire identiques quel que soit le nombre de participants. Les dépenses fixes sont engagées bien avant le début du stage.

Les inscriptions :

Les inscriptions se font jusqu'à fin mai. Un acompte est versé au moment de l'inscription. En cas d'annulation de l'inscription, l'acompte sera totalement remboursé si celle-ci intervient au moins deux mois avant le début du stage, remboursé pour moitié entre un et deux mois, et totalement acquis à l'association à moins d'un mois. La réception du bulletin de préinscription réserve une place au stagiaire mais si le dossier n'est pas complété avant la date limite d'inscription, la réservation est annulée et tout stagiaire sur liste d'attente pourra prendre la place ainsi libérée. Pour être complète, une inscription doit comprendre : le chèque d'acompte comprenant la cotisation, la fiche de liaison, le questionnaire médical (fiche sanitaire de liaison, facultatif pour les stagiaires majeurs) et une attestation d'assurance responsabilité civile du stagiaire valable durant le stage. Dans la mesure où cette attestation d'assurance peut ne pas être disponible avant la date de fin d'inscription, l'association n'annulera pas les réservations si seule l'attestation d'assurance est manquante. Cependant, si cette attestation d'assurance n'est pas parvenue le jour d'arrivée des stagiaires, l'inscription sera considérée comme annulée.

Le bureau de l'association enverra un courrier de confirmation d'inscription aux alentours du 15 juin et les chèques d'acompte seront encaissés peu après ce courrier.

Arrivée différée en cours de stage :

Les familles qui prévoient une arrivée différée au stage pour leur enfant doivent prévenir par écrit le président du bureau.
Aucune réduction sur le prix du stage ne leur sera accordée par le personnel présent sur le lieu du stage si elles ne présentent pas un accord écrit du président qui est seul habilité à accorder une réduction de prix sans qu'il ait à motiver sa décision.
De même, si un stagiaire change de statuts d'hébergement (pensionnaire, demi-pensionnaire, cours seuls) en cours de stage, la réduction (ou l'augmentation) de prix sera calculée par le président qui tiendra compte des frais fixes et des frais variables engagés. Normalement seuls les frais variables peuvent faire l'objet d'une ristourne.
A titre d'exemple citons les frais de repas, qui sont des charges variables si un délai de prévenance d'un jour est respecté, et qui représentent en 2008 environ 7€ par jour pour l'ensemble des repas. Les frais fixes sont les plus importants : salaires des professeurs, du directeur, des animateurs, locations des locaux.

Impayés :

Un stagiaire ne pourra se réinscrire l'année suivante s'il n'a pas réglé la cotisation à l'association et la totalité des droits d'inscription des années précédentes.

L'organisation du stage :

Pour des raisons pratiques, le nombre d'élèves par classe sera limité. Le numerus clausus devra être explicité avant réception des inscriptions, il n'est pas exclu que ce nombre soit différent d'une classe à l'autre, et ce, en fonction des volontés de chacun des professeurs. Si le nombre d'inscriptions dépassait le numerus clausus, le bureau aurait à charge d'annoncer au candidat en surnombre sa mise en liste d'attente. S'il s'avère rentable d'ouvrir une nouvelle classe à partir des candidats en liste d'attente, le bureau se chargera de trouver un second professeur pour la classe et d'annoncer aux candidats qu'ils sont inscrits définitivement.
L'association est agréée "Jeunesse et Sports" et fait une déclaration de séjour avec hébergement auprès de la Direction Départementale de la Cohésion Sociale (DDCS). Ces deux dispositions engagent l'association à proposer "un accueil sans la présence des parents" ainsi qu'un "accueil exclusif : pas d'ouverture au public extérieur". Par conséquent, il n'est pas possible d'accueillir ou d'héberger des personnes accompagnant des stagiaires en-dehors des heures musicales et des heures où les parents déposent et récupèrent leurs enfants demi-pensionnaires ou en cours uniquement.

Les intervenants :

- Le bureau :
Le président est le représentant légal de l'association. Le bureau administre l'association, il est seul habilité à prendre toute décision sur les inscriptions, ajustement des tarifs.
L'équipe d'animation, les professeurs et le directeur musical ne sont pas habilités à prendre des décisions dans les domaines financier, administratif et logistique qui engageraient l'association. Les déclarations de stage auprès de la Direction Départementale de la Jeunesse et des Sports ainsi que les demandes concernant la location des locaux, les livraisons diverses (repas, instruments, etc.) relèvent exclusivement de la compétence du bureau. A titre exceptionnel et soumis à l'accord des deux parties, le bureau peut choisir de déléguer une partie de ces déclarations au directeur du stage ou au directeur musical pour des raisons de commodité (proximité essentiellement).
A titre exceptionnel et soumis à l'accord des deux parties, le bureau peut choisir de déléguer une partie de ces déclarations au directeur du stage ou au directeur musical pour des raisons de commodité (proximité essentiellement).

- Le directeur musical :
Le directeur musical a pour mission d'assurer un lien entre le bureau de l'association et les professeurs. Son rôle est de proposer les dates et lieux de concerts et de les communiquer au bureau afin que celui-ci puisse réserver les lieux choisis. L'approbation du bureau est cependant nécessaire à toute proposition.
Le directeur musical doit également veiller à proposer (en relation avec le directeur du stage) une préparation ludique que les jeunes stagiaires pourront présenter pendant le concert de fin de stage. Cette préparation pourra faire intervenir toutes sortes de travaux de la part des stagiaires (travaux manuels, apprentissage de contes, etc).

- L'équipe d'animation :
L'équipe d'animation est composée des animateurs et du directeur du stage. L'équipe d'animation a pour mission de fournir un contenu pédagogique et ludique (autre que la musique) aux stagiaires ainsi que des activités récréatives. Elle doit assurer la sécurité des stagiaires et se conformer aux règles en la matière. Cette équipe doit également veiller à la répartition des différentes tâches entre les stagiaires (vaisselle, balayage,...).
L'équipe d'animation doit mettre en place les règles de vie à respecter au cours du stage.

- Le directeur de stage :
Le directeur du stage a pour mission d'assurer la liaison avec les parents durant le stage ainsi qu'avec la Direction Départementale de la Cohésion Sociale. Il veille à la tenue des registres obligatoires exigés par la législation. Il est responsable de la sécurité des stagiaires pendant toute la durée du stage et de la conformité aux lois, règlements et exigences de la DDCS.
Le directeur du stage a également à charge d'approuver le recrutement des animateurs en prévoyant une entrevue avec chacun d'eux si nécessaire. C'est au directeur qu'il incombe de vérifier leurs qualifications et de s'assurer que les animateurs auront leurs documents (extrait de casier judiciaire, BAFA ou brevet équivalent, certificat de non contamination, etc,...) pendant toute la durée du stage. Le directeur de stage a également pour mission de préparer les objectifs pédagogiques (autres que la musique) du stage en étroite relation avec le directeur musical et de proposer des méthodes de réalisation en relation avec le reste de l'équipe d'animation.
C'est un animateur à part entière qui se doit d'être présent en permanence sur le lieu du stage.

- Les professeurs :
Les professeurs doivent établir le planning, les horaires et le contenu du stage avant le début de celui-ci au cours d'une réunion préparatoire dont l'initiative revient au directeur musical. Ils doivent en informer le directeur qui lui-même informera les animateurs.
Ils assurent les cours, préparent le planning des concerts avant le début du stage pour informer les parents à l'avance.
Ils veillent à adapter les plannings en fonction de l'âge des stagiaires ainsi qu'à ménager un créneau horaire où les stagiaires ayant entre 6 et 11 ans (inclus) seront libres.
Ce créneau sera déterminé peu avant le début du stage et permettra aux stagiaires libres de pratiquer des activités encadrées par l'équipe d'animation. Dans la mesure du possible, un second créneau horaire de liberté sera mis en place pour les stagiaires ayant entre 12 ans et 17 ans (inclus).

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